אחזקת מבנים המדריך המלא: פרק ג'

גבייה, ניהול חשבון בנק בריא והתמודדות עם דיירים סרבנים

בחלקים הראשונים של המדריך המלא לניהול ואחזקת מבנים דיברנו על ענייני הביטוח לבית המשותף ועל מבנה הבניין וההתנהלות מול ספקים ונותני השירות. בחלק השלישי והאחרון במדריך בחרנו להתמקד בנושא מעניין ורגיש במיוחד: הנושא הכלכלי – ניהול חשבון בנק בריא. 

לכל בניין קיים חשבון בנק ייעודי המנוהל על ידי נציגות הוועד וחברת האחזקה. חשיבות הניהול הבריא של חשבון הבנק חשוב מאין כמותו, בעיקר בגלל שהכספים שבו הם אלו המשמשים את האחזקה השוטפת של הבניין. ניהול כושל של הכספים בחשבון הבנק עשוי להביא למצב בו לא קיים די כסף בשביל לשלם לספקים ונותני השירות, ובמקרים גרועים יותר לא לשלם לביטוח ולביקורות ותחזוקה מונעת. בניין בריא המתוחזק בצורה חכמה, מתחיל בניהול בריא של חשבון הבנק והכספים.

הכנסות

לפני שנדבר על איך מנהלים כהלכה את חשבון הבנק של הבניין, חשוב להבין תחילה כיצד מגיעים הכספים לחשבון הבנק וממה חשוב להימנע. אם כן, לכל חשבון בנק של בניין ישנן הכנסות והוצאות. ההכנסות, כמובן, מגיעות מתשלומי ועד הבית מצד הדיירים – ומשתנות מבניין לבניין. בניין בן 20 דירות, לדוגמא, אשר גובה 300 שקלים דמי ועד בית חודשיים – יכניסו לחשבון הבנק 6,000 ש״ח בכל חודש, שהם 72,000 ש״ח בשנה.

בכל נושא ההכנסות, קיימות שתי בעיות עיקריות שיש לדעת כיצד להתמודד עמן: בעיה ראשונה היא דיירים סרבנים המסרבים לשלם את דמי ועד הבית. הבעיה השנייה היא גבייה לא מספקת וחישוב לא מדויק של דמי ועד הבית. בשני המקרים הדרך הנכונה ביותר להתמודד היא באמצעות חברת ניהול ואחזקת מבנים אשר עוסקת בתחום, יודעת לתמחר מתוך ניסיון והבנה של התחום וגם כזו אשר יודעת כיצד להתמודד עם סרבני תשלום.

לצערנו, כמעט בכל בניין מגורים תהיה בעיה עם סרבן תשלום. חשוב להבין, כי גם אם דייר אחד בלבד מסרב לשלם – הדבר עשוי ליצור כאוס מוחלט בניהול התקציב של הבניין. במצבים כאלו – ועדי בתים רבים פשוט מוותרים ומתייאשים מהמרדף המתמשך. הדרך הטובה ביותר להתמודד עם סרבני תשלום היא להעביר את הטיפול לגורם צד ג׳, בדמות חברת ניהול כאמור, או חברה העוסקת בגבייה.

הוצאות

ההוצאות, כפי שבוודאי הבנתם, מתבטאות בתשלומים לספקים ונותני שירות: עובד הניקיון, הגנן, המדביר, ביטוח הבניין, שירותי המעלית וכן הלאה. אם סך ההוצאות החודשיות עולות על סך ההכנסות החודשיות – הבניין בגירעון ואינו יכול להתנהל כהלכה. לכן, חשוב מאוד להתייחס לתקציב גם באופן חודשי וגם באופן שנתי. כלל ההכנסות החודשיות של בניין הן התקציב החודשי שלו, והן משמשות לניהול התזרים של הבניין. כלל ההכנסות השנתיות של בניין הן התקציב השנתי שלו, והן אמורות להכיל את כלל ההוצאות השנתיות של הבניין. מי שמתמחה בניהול תקציבים אלו הן חברות אחזקת מבנים מקצועיות אשר עוסקות בתחום מבוקר ועד ערב. 

גם בעולם ההוצאות, אנחנו ממליצים על שירותיה של חברה מקצועית לניהול נכסים ואחזקת מבנים. חברות ניהול עובדות באופן שוטף מול ספקים ונותני שירות רבים מתוקף עבודתן. לכן, הן יודעות לספק את אנשי המקצוע הטובים ביותר שנבחרו בקפידה לאחר סינון מתמשך. בנוסף, חברות ניהול יודעות להוזיל עלויות עבור בניינים. זאת בשל נפח העבודה הגדול שהן מספקות לאותם ספקים ונותני שירות. כך, מייעלת חברת ניהול טובה את ניהול ההוצאות השוטפות של הבניין. עניין חשוב נוסף בתחום ההוצאות הוא התיעוד. כל הוצאה צריכה להיות מבוקרת ומתועדת, בצירוף של חשבונית רשמית. כל פספוס קטן עשוי לעלות ביוקר ולכן כדאי שיהיה מעקב מסודר אחר כלל ההוצאות בכל חודש.

חשבון בנק בריא

כעת, כשהבנתם את משמעותן ומורכבותן של ההכנסות וההוצאות הבניין, נשאלת השאלה כיצד נכון לנהל את חשבון הבנק וכספי הבניין, שזה כמובן חלק משירות אחזקת מבנים.  חשבון בריא משמעותו ניהול הכספים בצורה בה חשבון הבנק תמיד יישאר ביתרה חיובית. בנוסף, תהיה הגדלה מחודש לחודש. איך עושים זאת? פשוט מאוד: גובים בין 10%-15% יותר מכל דייר, ובכך יוצרים מעין קרן חירום לבניין. קרן החירום משמשת את הבניין הן לתקלות פתאומיות שקורות מפעם לפעם. בנוסף, תורמת לשיפור ושדרוג חווית המגורים בבניין. התפוצץ צינור בחלק החיצוני של הבניין? יש להביא איש מקצוע. איש המקצוע יעלה כסף – והכסף יגיע מחשבון הבנק של הבניין.

אפשרות אחת היא לבצע גבייה ייעודית עבור התשלום, והאפשרות השנייה היא להחזיק בחשבון בריא ולהשתמש בכספי קרן החירום עבור הטיפול בתקלה. הריח בלובי ובמסדרונות לא נעים? פתרון טוב לכך הוא להביא מפיץ ריח. מתקן כזה יוצר אווירה טובה יותר בבניין וגם ריח טוב יותר לעוברים והשבים. במצב כזה, תרצו לבצע גבייה מהדיירים. או פשוט להשתמש בכספי קרן החירום למען שיפור ושדרוג הבניין.

הרעיון בחשבון בנק בריא כחלק מניהול ואחזקת מבנים הוא ברור; ליצור מצב בו היתרה תמיד חיובית, הולכת וגדלה. יתרה זו, משמשת את הבניין הן למותרות והן לאירועים חריגים הקורים לאורך השנים. הקונספט של חשבון בנק בריא הוא פשוט להבנה, אך אינו פשוט לביצוע. התייעצו עם חברות ניהול ואחזקה באזורכם. בחנו יחד איתם, כיצד הן מציעות לנהל את חשבון הבנק וכספי הוועד. כמו גם מהם דמי הוועד אשר הן ממליצות לגבות בבניין שלכם. כך, נוכל להיות בטוחים ורגועים יותר – בכל הנוגע לברומטר שמניע את האחזקה השוטפת של הבניין. חשבון הבנק.

לסיכום, אחזקת מבנים כוללת בתוכה המון תתי סעיפי ניהול הדורשים התמקצעות, ידע ניהולי וניסיון רב. כשאתם בוחרים את חברת האחזקה שלכם, כדאי שתיקחו בחשבון את כל הפרמטרים. כדאי שתבדקו אותם אחד אחד.